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Entro il 29 novembre 2011 tutte le imprese costituite in forma societaria, sia di persone che di capitali, già costituite alla data del 29 novembre 2008, devono comunicare al Registro delle imprese il proprio indirizzo PEC. Su tale disposizione legislativa ha il Ministero dello Sviluppo economico ha fornito le indicazioni operative con la circolare del 3 novembre 2011 n. 3645/C con i primi chiarimenti su alcune problematiche emerse in sede di applicazione delle Camere di Commercio. L’art. 16 comma 6 del DL 185/2008, ribadito poi dal dicastero, prescrive che le imprese costituite in forma societaria sono tenute ad indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie certifichino la data e l’ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse, garantendo l’interoperabilità con analoghi premi internazionali. Il Ministero sottolinea, inoltre, che in caso di inosservanza delle disposizioni suindicate l’articolo 2630 del Codice Civile prevede al comma 1 una sanzione amministrativa pecuniaria da 206 a 2065 euro in capo a ciascun soggetto che omette di eseguire denunce, comunicazioni o depositi presso il Registro delle Imprese.
È da sottolineare come nello Statuto delle Imprese si prevede un taglio delle sanzioni del Registro. Il provvedimento, approvato in via definitiva dalla Camera, riformula nell’articolo sotto indicato la disciplina prevista per l’omessa esecuzione di denunce, comunicazioni e depositi.
L’art. 2630. del codice civile così prevede “Chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese, ovvero omette di fornire negli atti, nella corrispondenza e nella rete telematica le informazioni prescritte dall’articolo 2250, primo, secondo, terzo e quarto comma, è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 103 euro a 1.032 euro. Se la denuncia, la comunicazione o il deposito avvengono nei trenta giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta ad un terzo. Se si tratta di omesso deposito dei bilanci, la sanzione amministrativa pecuniaria è aumentata di un terzo”.
Un altro punto importante ma non chiaro a livello interpretativo riguarda l’ambito soggettivo della norma: bisogna capire, quali siano i soggetti inclusi nell’obbligo PEC, ma soprattutto con riferimento ai soggetti costituiti in forma societaria ma con caratteristiche proprie (come nel caso delle società semplici).
Su questo punto, i tecnici del Ministero, confermando la prassi venutasi a formare nelle Camere di Commercio, chiarisce che la PEC riguarda:
- le società di persone e di capitali ;
- società semplici;
- società cooperative;
- società in liquidazione ;
- società estere con una o più sedi secondarie in Italia.
L’articolo 16, 6 comma del del DL 185/2008 precisa che l’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
Al ministero si afferma, invece, che nel caso in cui la comunicazione del proprio indirizzo di posta elettronica deve essere accompagnata dall’iscrizione di altri atti o fatti (ad esempio: trasferimento di sede, nomina amministratori) la domanda è soggetta all’imposta di bolo e ai diritti di segreteria dovuti per il corrispondente adempimento.
Nella circolare del 3 novembre 2011 n. 3645/C si sottolinea che la comunicazione della PEC va effettuata dal legale rappresentante dell’impresa, per via telematica, secondo le modalità previste per le comunicazioni al Registro delle imprese (cioè attraverso la procedura di “ComUnica”, mediante l’indicazione nel riquadro 5 del modello S2, nei soli campi relativi all’indirizzo di posta elettronica certificata).
Il professionista incaricato può presentare la comunicazione PEC dichiarando nelle note di essere stato incaricato dai legali rappresentanti della società e di essere regolarmente iscritto nel relativo Albo, “nel caso in cui il dispositivo di firma digitale utilizzato per sottoscrivere la domanda non sia completo del certificato di ruolo”.
Nella circolare del 3 novembre 2011 n. 3645/C si sottolinea, e forse questo è il dato più importante che emerge, che non è necessario che ogni impresa abbia un proprio indirizzo PEC, potendo avvalersi della casella PEC dello studio professionale al quale ci si affida.
È anche possibile, peraltro, l’indicazione di una PEC di altra società cui l’impresa obbligata alla comunicazione sia giuridicamente o economicamente collegata.
Infine un’altra indicazione fornita dal Ministero riguarda il rinnovo della PEC già comunicato al Registro delle imprese con termine ormai scaduto. In questo caso, con il rinnovo anche successivo alla scadenza non è necessaria alcuna dichiarazione aggiuntiva al Registro delle imprese.